Tips : Cara menampilkan Foto dalam Report Ms Access

Seringkali kita dihadapkan kepada kebutuhan untuk membuat report yang dilengkapi dengan foto.

Daripada membuat daftar pegawai yang dilengkapi dengan foto secara manual, ada baiknya memanfaatkan ms access dengan lebih optimal untuk membuat report yang dapat menampilkan foto.

Report Ms Access dengan Foto

 Oke, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Siapkan desain report yang akan kita cetak

• Selain memasukkan field nama dan jabatan, buatlah sebuah kotak Picture, dan berikan nama sesuai dengan keinginan. Kalau di sini saya meenggunakan nama defaultnya, yaitu Image92.
• Simpan report yang telah dibuat dengan nama tertentu. 

 

2. Buat folder untuk menyimpan koleksi foto pegawai

• Simpan seluruh nama foto pegawai dalam folder data_pegawai dengan format *nip.jpg. Artinya bukan nama pegawai yang disimpan sebagai nama file, tetapi nipnya.  Sebagai ontoh 180003534.jpg
• Siapkan foto blank.jpg untuk mengantisipasi pegawai yang belum dilengkapi dengan foto.

3. Masuk ke form Visual Basic Editor

• Caranya dapat menggunakan shortcut Alt+F11 atau dengan klik tombol view code di sisi kanan atas.
• Kemudian klik dua kali pada report yang telah dibuat di atas. 
• Masukkan kode di bawah ini :

Private Sub Detail_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
On Error GoTo salah
        Image92.Picture = "C:\data_pegawai\" & nip & ".jpg"
        Exit Sub
salah:
     Image92.Picture = "C:\data_pegawai\Blank.jpg"
End Sub

• Penjelasan: foto berada dalam bagian Detail, sehingga kode dimasukkan dalam format detail. Jika foto tersedia, maka tampilkan Foto pada kotak Picture Image92 sesuai dengan path folder foto data pegawai yang memiliki nama file dan nip yang sama. Sementara jika foto tidak ada maka tampilkan foto pada blank.jpg. 

Semoga bermanfaat ya guys..

Ebook - Mengolah Data dengan Microsoft Access 2007

Teman-teman, kebetulan saya mempunyai koleksi Ebook tentang Microsoft Access yang saya dapat saat blog walking. Ebook yang berjudul Mengolah Data dengan Microsoft Access 2007 tersebut dishare oleh penulisnya yaitu Sdr. Mohammad Ali Fikri.

Secara umum, buku ini terdiri dari 17 bab, antara lain membahas:

1. Mengenal Microsoft Access 2007
2. Memulai Bekerja dengan Access 2007 
3. Membuat dan Memodifikasi Tabel 
4. Mengubah atau Mengatur Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel 
5. Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan Mengganti Data 
6. Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel
7. Membuat dan Menggunakan Query 
8. Bekerja Lebih Lanjut dengan Query
9. Menggunakan Query Action
10. Membuat Field Entri Data Khusus dan Command Button pada Form 
11. Merancang dan Membuat Report 
12. Menempatkan Obyek Gambar, Tanggal dan Nomor Halaman
    pada Form atau Report 
13. Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan Form 
14. Mengekspor Data, Mengambil Data dari Luar dan
    Menggunakan Password
15. Menggunakan Macro 

 Download link :  Download via slideshare
 

Aplikasi Gratis - Aplikasi Persuratan Sederhana menggunakan Microsoft Access

Hi Guys, kali ini saya mau menshare aplikasi sederhana berbasis Microsoft Access yang saya buat kali pertama saya belajar Access.

Aplikasi ini didesain untuk entri surat masuk, memorandum intern, sprint (surat perintah) dan surat keterangan. Mudah-mudahan aplikasi ini dapat bermanfaat buat rekan-rekan dalam mengorganisir surat-surat masuk di unit kerja rekan-rekan.

Meski aplikasi ini sederhana, tetapi saya juga menambahkan fitur untuk mencetak ledger surat secara otomatis dengan mengklik tombol print. Silahkan melakukan customisasi sendiri bentuk ledgernya sesuai dengan keperluan organisasi.

Begitupun dengan nama unit kerja, nama bagian dan perihal surat, Anda dapat melakukan perubahan pada tabel-tabel yang telah saya sediakan. 

Aplikasi ini cocok bagi pemula yang berniat mempelajari Microsoft Access, karena Microsoft Acces itu mudah untuk dikustomisasi.

Link download :  Download

MS Access - Cara mendisable tombol shift untuk membypass aplikasi Access

Sudah beberapa lama saya mencari cara supaya bisa menutup celah keamanan pada aplikasi Microsoft Access yang saya buat. Pasalnya saya sudah mendesain sebuah login form untuk masuk ke dalam aplikasi, akan tetapi bagi user yang mengerti seluk beluk Ms Access biasanya dapat dengan mudah melihat inti dari aplikasi tersebut dengan tombol shift.

Setelah pencarian yang panjang akhirnya saya dapat menemukan triknya, yaitu dengan memanfaatkan Visual Basic Editor pada Ms Access. Untuk mempersingkat waktu, caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka aplikasi Ms. Access
2. Masuk ke Visual Basic Editor, caranya dengan kombinasi tombol Alt + F11
3. Buat modul baru, dengan cara klik menu Insert - Module
4. Masukkan Coding berikut ini ke dalam modul baru

Function ap_DisableShift()
'This function disable the shift at startup. This action causes
'the Autoexec macro and Startup properties to always be executed.

On Error GoTo errDisableShift

Dim db As DAO.Database
Dim prop as DAO.Property
Const conPropNotFound = 3270

Set db = CurrentDb()

'This next line disables the shift key on startup.
db.Properties("AllowByPassKey") = False

'The function is successful.
Exit Function

errDisableShift:
'The first part of this error routine creates the "AllowByPassKey
'property if it does not exist.
If Err = conPropNotFound Then
Set prop = db.CreateProperty("AllowByPassKey", _
dbBoolean, False)
db.Properties.Append prop
Resume Next
Else
MsgBox "Function 'ap_DisableShift' did not complete successfully."
Exit Function
End If

End Function

Function ap_EnableShift()
'This function enables the SHIFT key at startup. This action causes
'the Autoexec macro and the Startup properties to be bypassed
'if the user holds down the SHIFT key when the user opens the database.

On Error GoTo errEnableShift

Dim db as DAO.Database
Dim prop as DAO.Property
Const conPropNotFound = 3270

Set db = CurrentDb()

'This next line of code disables the SHIFT key on startup.
db.Properties("AllowByPassKey") = True

'function successful
Exit Function

errEnableShift:
'The first part of this error routine creates the "AllowByPassKey
'property if it does not exist.
If Err = conPropNotFound Then
Set prop = db.CreateProperty("AllowByPassKey", _
dbBoolean, True)
db.Properties.Append prop
Resume Next
Else
MsgBox "Function 'ap_DisableShift' did not complete successfully."
Exit Function
End If

End Function

5. Pada Form Utama (yang djalankan pada saat startup) tambahkan kode

Private Sub Form_load()
ap_DisableShift

End Sub

6. Jika ingin mendisable tombol shift panggil modul dengan cara ketik ap_DisableShift, untuk mengaktifkan kembali ketik ap_EnableShift.

Pemanfaatan Ms Access untuk meningkatkan kinerja entri data

Setelah dua tahun melakukan observasi langsung dalam unit kerja baru tempat saya berkerja, yaitu di biro yang mengurusi kepegawaian PNS golongan IV/c ke atas, saya mendapati bahwa terdapat beberapa ketidakefisienan proses entri data.

Unit kerja kami sudah menggunakan aplikasi berbasis web untuk melakukan entri data, tapi hanya sebatas aplikasi agenda persuratan biasa, oleh sebab itu pengolah data harus bekerja ekstra untuk mengetikkan daftar terlebih dahulu dalam format Microsoft Excel, baru setelah itu disalin ke dalam aplikasi berbasis web. Tentunya hal ini sangat tidak efisien, karena dibutuhkan waktu lebih lama dan kerja ekstra untuk menyelesaikan pekerjaan.

Hal ini yang sudah menjadi bahan pemikiran saya sejak lama, bagaimana caranya supaya pengolah data tidak perlu mengulang entri data, pencarian surat usulan dapat dilakukan dengan mudah, dan pencetakan lampiran daftar pertimbangan teknis pegawai yang sudah dientri secara otomatis.

Sebagai gambaran, alur proses entri data sebelum dilakukan perubahan adalah sebagai berikut:

1. Entri surat usulan melalui aplikasi berbasis web
2. Simpan surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip sementara
3. Entri daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian dalam format Ms Excel
4. Entri kembali pertimbangan teknis kepegawaian masing-masing pegawai ke dalam aplikasi berbasis web
5. Lakukan pencarian nomor agenda surat usulan secara manual satu persatu pada aplikasi berbasis web dengan cara Copy, paste dan search
6. Masukkan nomor agenda surat usulan yang telah dicari dalam daftar pegawai
7. Setelah selesai pencarian lalu urutkan berdasarkan nomor agenda surat usulan
8. Lakukan pencarian berkas fisik surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip
9. Satukan pertimbangan teknis kepegawaian ybs dengan surat usulan yang sudah dicari
10. Cetak lampiran daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian
11. Beri nomor urut pada berkas fisik sesuai daftar yang sudah dicetak secara manual dengan pulpen/pensil

Setelah saya perhatikan, ternyata ada 5 (lima) kegiatan yang dapat dilakukan secara otomatis melalui aplikasi. Tidak ada lagi pengulangan entri data, pencarian nomor agenda surat usulan dapat dilakukan dengan sekali klik tombol, dan pencetakan daftar juga laporan dapat dilakukan dengan mudah.

Aplikasi yang saya pergunakan adalah Microsoft Access 2007. Dengan aplikasi yang saya kembangkan ini, proses entri data menjadi lebih singkat, dengan alur yang lebih simpel, yaitu:

1. Entri surat usulan melalui aplikasi berbasis Ms Access
2. Simpan surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip sementara
3. Entri  pertimbangan teknis kepegawaian masing-masing pegawai ke dalam aplikasi berbasis Ms Access
4. Lakukan pencarian nomor agenda surat usulan secara otomatis cukup dengan satu kali klik tombol
5. Lakukan pencarian berkas fisik surat usulan dalam tempat penyimpanan arsip
6. Satukan pertimbangan teknis kepegawaian ybs dengan surat usulan yang sudah dicari
7. Cetak lampiran daftar pegawai yang telah mendapat pertimbangan teknis kepegawaian

Alhamdulillah, setelah uji coba penggunaan aplikasi ini selama satu bulan, teman-teman pengolah data merasa cukup terbantu. Bila sebelumnya untuk mengentri 300 buah pertimbangan teknis dibutuhkan waktu minimal 3 (tiga) hari, kini sudah selesai cukup dalam satu hari saja.

Ingin tahu gimana screen shoot aplikasinya, silahkan.. hehe..

 

Halaman login

 

Menu utama

 

Form entri surat usulan

 

Form cetak lampiran

 

Form entri pertimbangan teknis

Ledger pertimbangan teknis yang sudah diberi nomor urut

 

Contoh ledger

 

Contoh lampiran

 

Form about