Prosedur pengajuan ijin ke luar negeri, paspor dinas dan exit permit untuk Pegawai Negeri Sipil

Bagi pegawai negeri sipil (PNS) yang hendak melaksanakan tugas ke luar negeri, ada beberapa prosedur yang harus dilakukan, dimana prosedurnya tentu berbeda dengan permohonan paspor biasa. PNS yang hendak ke luar negeri dengan menggunakan biaya dari APBN/APBD harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Presiden, dan selanjutnya diperkenankan untuk mendapatkan paspor dinas. 

Paspor Dinas

Untuk pegawai negeri sipil secara garis besar prosedur untuk memperoleh ijin dari Presiden dan mendapatkan paspor dinas adalah sebagai berikut:

1. Membuat dan menyampaikan surat pengantar dari instansi Kementerian/Lembaga (K/L) untuk mengajukan ijin ke luar negeri kepada Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri  (KTLN) Kementerian Sekretariat Negara.

Sejak memasukkan surat permohonan dari instansi hingga dibuatkan surat ijin/surat pengantar dari Biro KTLN setidaknya membutuhkan waktu kurang lebih 14 hari.

2. Meneruskan surat pengantar dari KTLN ke Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri

Untuk mendapatkan paspor dan exit permit ada persyaratan yang harus dipenuhi, dan berdasarkan info dari halaman web Direktorat Konsuler Kemenlu, persyaratan pelayanan paspor adalah sebagai berikut:

1. PELAYANAN PASPOR BARU/PENGGANTIAN PASPOR (Penerbitan Paspor, Exit Permit dan Rekomendasi Visa) - Pelayanan permohonan paspor baru dilakukan dalam 3 (tiga) hari kerja.

2. PELAYANAN PASPOR LAMA (Penerbitan Exit Permit dan Rekomendasi Visa) - Pelayanan permohonan paspor lama dilakukan dalam 2 hari kerja. "

1. PELAYANAN PASPOR BARU/PENGGANTIAN PASPOR
(Penerbitan Paspor, Exit Permit dan Rekomendasi Visa)​
Pelayanan permohonan paspor baru dilakukan dalam 3 (tiga) hari kerja.

2. PELAYANAN PASPOR LAMA
(Penerbitan Exit Permit dan Rekomendasi Visa)
Pelayanan permohonan paspor lama dilakukan dalam 2 hari kerja.

PERSYARATAN PENGAJUAN PERMOHONAN PASPOR BARU/ PENGGANTIAN PASPOR

1. Melampirkan paspor lama (khusus penggantian paspor)*
2. Asli Surat Persetujuan dari Kemensetneg (bagi pemohon PNS)
3. Asli Surat Perintah (khusus TNI/POLRI)
4. Asli Surat Izin Fraksi/Komisi dan Surat dari Kesekjenan (khusus anggota DPR, DPD, MPR)
5. Salinan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri (khusus untuk penempatan di Perwakilan RI di luar negeri)
6. Asli Surat Pengantar dari instansi terkait kepada Direktorat Konsuler
7. Mengisi formulir dengan lengkap, teliti dan sebenar-benarnya.** Formulir dapat diunduh..... (link)
8. Fotokopi Kartu Pegawai/Kartu Tanda Anggota (khusus TNI/POLRI)/Surat Keputusan Pengangkatan Sebagai Pegawai Negeri Sipil dilegalisir cap basah
9. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
10. Pas foto terbaru ukuran 4x6 latar belakang putih sebanyak 3 lembar***

*) Dalam hal penggantian paspor disebabkan paspor hilang, diwajibkan menyertakan surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
**) Ketentuan terkait nama dijelaskan lebih lanjut di bawah ini
***) Ketentuan terkait foto dijelaskan lebih lanjut di bawah ini

PERSYARATAN PENGAJUAN PERMOHONAN PASPOR LAMA

1. Melampirkan paspor
2. Asli Surat Persetujuan dari Kemensetneg (bagi pemohon PNS)
3. Asli Surat Perintah (khusus TNI/POLRI)
4. Asli Surat Izin Fraksi/Komisi dan Surat dari Kesekjenan (khusus anggota DPR, DPD, MPR)
5. Asli Surat Pengantar dari instansi terkait
6. Mengisi formulir dengan lengkap, teliti dan sebenar-benarnya. Formulir dapat diunduh..... (Formulir 1 dan Formulir 2)

KETENTUAN LAINNYA
1.    Ketentuan Terkait Penulisan Nama

1. Penulisan nama pada paspor didasarkan pada dokumen negara yang sah (KTP/Karpeg/Akte Kelahiran)
2. Karakter maksimal untuk nama adalah 38 karakter
3. Tidak dibenarkan menulis nama dengan singkatan
4.  Untuk nama yang terdapat apostrof (') atau tanda baca lainnya, penulisan nama pada paspor dilakukan dengan menghilangkan tanda baca tersebut.
5.  Tidak dibenarkan menulis gelar/jabatan

2.    Ketentuan Terkait Foto

1. Foto terbaru dalam 6 bulan terakhir
2. Kualitas foto baik (foto studio)
3. Foto berlatar belakang putih
4. Foto tidak boleh sama dengan paspor lamanya
5. Foto tidak boleh terlihat gigi
6. Tidak boleh memakai kacamata
7. Untuk tampilan

                                       i.    Pria     :

1. Memakai Pakaian Sipil Lengkap (kemeja, jas, dasi)
2. Tidak diperkenankan untuk memakai topi/peci.

                                        ii.    Wanita :

1. Untuk yang berjilbab ( jilbab menutupi leher dan telinga, jilbab berwarna tidak putih)
2. Untuk yang tidak berjilbab telinga harus terlihat.
3. Berpakaian rapi dan sopan

3.    Ketentuan Terkait Rekomendasi Visa

Khusus permohonan rekomendasi visa ke Amerika Serikat, diwajibkan untuk menjabarkan dalam bahasa inggris jabatan sekarang, tempat tujuan (kota), deskripsi kedinasan, tanggal keberangkatan, lama bertugas, serta melampirkan fotokopi surat undangan resmi.

Berdasarkan pengalaman, biasanya paspor akan selesai dalam waktu paling lama 2 minggu, jadi harap dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum hari keberangkatan. Apalagi jika akan mengunjungi negara yang tidak bebas visa, alias harus mengurus visa terlebih dahulu.

Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara

Alamat : Jalan Veteran III No.7, Gambir, RT.2/RW.3, Gambir, Jakarta Pusat, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10110, Indonesia

 

Direktorat Konsuler Kemenlu

Alamat :  Jl. Sisingamangaraja No.73, RT.2/RW.6, Gunung, Kby. Baru, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12120